... e-mailová etiketa - část druhá  - Vlastní zpráva  :

(Zájemci najdou první část povídání klepnutím na datum 19. únor 2012 v kalendáři.)

         Při psaní zprávy se obvykle chováme jako při osobním styku, začneme pozdravem, oslovením, pokračujeme komunikací a nakonec se rozloučíme. Pozornost věnujeme i oslovení a správnému skloňování adresátova jména. Píšeme: Dobrý den, pane Nováku. Nikoli: Dobrý den, pane Novák.

Vyjadřujeme se stručně ale srozumitelně, rozsáhlejší texty, návody nebo nabídky raději zpracujeme samostatně a vložíme jako přílohu.

• Styl komunikace  -  správná velikost a typ písma zaručí dobrou čitelnost textu, v pracovním písemném styku se obvykle používají fonty Arial nebo Calibri o velikosti písma 10 až 12. Styl oficiální komunikace bývá součástí firemní identity, která má být ucelená.  Nezapomínejme, že e-mailová komunikace je vizitkou naší i našeho zaměstnavatele. Jednotný design komunikace s okolím posiluje integritu celého podniku navenek.
  
• Sarkasmus a emoce  -  e-mail je často používán k řešení různých vnitropodnikových sporů, psanou formou snadněji sdělíme to, co bychom si adresátovi nedovolili říci do očí, ať už jde o kolegu nebo nadřízeného.
  Je nevhodné vést komunikaci pod vlivem negativních emocí. Jsme-li rozčilení, napočítejme raději do deseti nebo se chvíli věnujme jiné činnosti. Teprve po uklidnění se vraťme ke psaní zprávy. Vyhýbejme se sarkasmu a ironii, adresát může být dotčen nebo nemusí náš vtip správně pochopit.
  
• Familiérnost  -  vyvarujeme se rovněž familiérního stylu zprávy. Neznáme-li adresáta osobně nebo mezi sebou máme výhradně formální vztah, nepoužíváme v e-mailu emotikony, nepůsobí to profesionálně.
  
• Nespoléháme na funkci kontrola pravopisu - po dokončení si každý e-mail zkontrolujeme, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Tato pomůcka nás nemusí vždy upozornit na slova, která si jsou
  při zběžném pohledu podobná, ale ve skutečnosti mají chybný tvar. V textu tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jsme zamýšleli napsat „z prava". Kontrola pravopisu se navíc nezabývá významem slov, nerozpozná-li daný termín, opraví jej na nejbližší podobný, což není vždy žádoucí.
  

          pokračování příště ...       

         (původní zdroj : Petra Piscová , převzato z : Gopas)

Na tomto odkazu najdete další akční únorové produkty.

Zbyněk Folk
prodejna počítačů
SoftAg STŘÍBRO s.r.o.
nám. Svobody 219, Stříbro
Telefon: 374 624 742
Mobil: 603 852 248
E-mail: obchod@softag.cz
E-shop: http://eshop.softag.cz/

Poznámka redakce: Tento článek je placená inzerce.